Tak selalu aktivitas impor dapat berlangsung mulus dan tanpa adanya hambatan. Keterlambatan pengiriman termasuk kendala yang banyak ditemui oleh pelaku impor. Oleh karena itu, dibutuhkan solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China yang tepat dan cerdas sehingga tidak akan mengganggu operasional bisnis.
Apa Penyebab Keterlambatan Pengiriman Barang dari China?
Keterlambatan pengiriman termasuk masalah yang fatal dalam bisnis impor. Permasalahan ini dapat menyebabkan berbagai akibat serius. Terhambatnya proses produksi karena barang yang dibeli termasuk bahan baku hingga kerugian material yang sangat besar menjadi ancaman bagi pelaku bisnis impor.
Keterlambatan pengiriman pada dasarnya dapat disebabkan oleh berbagai hal. Secara umum hal yang menjadi pemicu masalah keterlambatan pengiriman adalah:
1. Keadaan Darurat Global
Peristiwa yang tidak dapat diprediksi di seluruh dunia seperti perang, pandemi hingga keadaan darurat lainnya yang dapat menyebabkan pergolakan secara besar-besaran. Para pelaku bisnis tidak dapat mengendalikan keadaan darurat global tersebut dengan mudah.
Hal ini berdampak pada terhambatnya rantai pasokan impor sehingga sulit untuk dimitigasi. Jika permasalahan ini terus dibiarkan, maka akan berpengaruh buruk pada kondisi bisnis dan bahkan menyebabkan masalah lebih serius.
2. Terganggunya Rantai Pasok
Gangguan rantai pasok dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman. Gangguan ini dapat disebabkan oleh 2 faktor yaitu ekonomi dan global. Kedua faktor tersebut sangat berpengaruh pada aktivitas pengiriman barang dari luar negeri.
Gangguan rantai pasok pengiriman dapat berupa kemacetan pelabuhan, pembatasan kapasitas atau jumlah barang impor, penundaan kapal dan kekurangan rantai pasokan. Untuk itu, penting sekali pelaku bisnis mencari solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China sehingga tidak mengganggu bisnisnya.
3. Cuaca
Cuaca buruk dan bencana alam menjadi salah satu faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman. Penurunan jarak pandang hingga keadaan berbahaya membuat alat transportasi seperti kapal dan pesawat sulit untuk beroperasi. Bahkan jika dipaksakan untuk beroperasi dapat menimbulkan risiko yang lebih berbahaya.
Tak hanya jalur laut dan udara saja, ternyata bencana lain juga banjir, tanah longsor dan gempa bumi juga dapat menghambat operasional jalur darat. Dengan begitu, keterlambatan pengiriman barang harus diterima oleh pelaku bisnis impor. Apalagi jika sudah terjadi bencana alam maka proses memulihkannya membutuhkan waktu yang lama.
4. Hari Libur Nasional dan Internasional
Untuk beberapa operator jasa ekspedisi menerapkan penutupan aktivitas pengiriman pada hari libur nasional dan internasional. Artinya, jasa ekspedisi tidak mengambil atau mengirim barang. Jika sudah terlanjur masuk permintaan pengiriman barang, maka pengiriman akan dilakukan pada hari selanjutnya.
Keterlambatan yang terjadi pada pengiriman dapat menyebabkan penumpukan dan kemacetan yang mengakibatkan penundaan pengiriman. Kurir yang tidak mampu menangani peningkatan barang pengiriman akan semakin membebani rantai pasokan jasa ekspedisi. Dengan begitu, paket akan tertahan pada gudang ekspedisi dan terus menumpuk.
5. Masalah SDM
Jasa forwarder tidak bergerak seorang diri. Solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China yaitu dibutuhkan kerja sama tim yang bergerak sinergis antara pihak transportasi, orang yang memuat barang, membongkar barang, menyortir hingga mengantarkan barang ke tangan pelanggan.
Demo mogok kerja hingga permasalahan yang terjadi pada SDM maka akan berpengaruh pada pengiriman yang menyebabkan keterlambatan. Bahkan salah satu divisi yang tidak bergerak sesuai dengan tujuan bisnis maka akan menghambat proses pengiriman barang.
6. Data Pengiriman Salah
Data atau informasi pengiriman menjadi hal yang penting dan harus diperhatikan oleh kedua belah pihak. Setiap pelanggan dan penyedia jasa kirim harus memastikan data pengiriman secara tepat dan detail.
Kesalahan seperti data nomor telepon tidak terupdate, typo pengetikan alamat hingga kesalahan mencantumkan alamat tujuan dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman. Pihak penyedia jasa dan pelanggan harusnya mengkonfirmasi terkait data tersebut sehingga dapat meminimalisir kesalahan.
Kesalahan data yang dicantumkan juga dapat berakibat pada pengeluaran biaya kirim berlipat-lipat. Hal ini tentu akan mengecewakan pelanggan dan proses pengiriman menjadi terhambat.
Bagaimana Solusi Keterlambatan Pengiriman Barang dari China?
Faktor pemicu keterlambatan pengiriman dapat berimbas pada siapa saja termasuk pada diri Anda. Namun, jangan khawatir jika Anda mengalami masalah serupa. Anda dapat menyikapinya dengan tenang menggunakan solusi yang tepat dan cepat. Berikut solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China agar tidak mengganggu aktivitas bisnis Anda di Indonesia adalah:
1. Mencari Tahu Penyebab
Saat terjadi keterlambatan pengiriman, langkah utama yang perlu dilakukan adalah mencari tahu penyebab dari masalah tersebut. Anda tidak perlu panik dan merasa khawatir akan kehilangan barang karena selama berada pada proses pengiriman ekspedisi maka kemungkinan barang hilang akan sangat kecil.
2. Menggunakan Tracking System
Hampir semua jasa ekspedisi saat ini menyediakan layanan tracking system. Layanan ini membantu pelanggan untuk dapat melacak keberadaan barang termasuk pada saat mengalami keterlambatan. Melalui layanan tracking ini juga pelanggan terinformasi mengenai estimasi barang tersebut sampai ke lokasi tujuan. Anda dapat mengakses sistem tersebut melalui gawai pintar yang terkoneksi internet dengan memasukkan ID pengiriman barang.
3. Membuat Rencana Alternatif
Sebelum mengalami kendala keterlambatan dalam pengiriman barang, sudah seharusnya Anda membuat rencana alternatif yang efektif. Solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China ini perlu dilakukan untuk menekan kerugian yang besar dan juga tidak akan berdampak pada operasional bisnis.
4. Memilih Durasi Pengiriman yang Panjang
Agar terhindar dari masalah keterlambatan pengiriman, lebih baik memilih durasi pengiriman yang lebih panjang. Dengan waktu tersebut, proses produksi dan kegiatan operasional bisnis tidak akan terganggu. Anda dapat memperhitungkan 2 hingga 3 minggu sebelum barang tersebut dibutuhkan.
5. Memahami Aturan Bea Cukai
Proses pengiriman barang antar negara atau impor tidak terlepas dengan urusan bea cukai. Peraturan bea cukai setiap negara sudah pasti berbeda-beda. Untuk itu, pastikan Anda memahami peraturan negara di mana pengiriman barang dilakukan.
Selain itu, Anda perlu memastikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan selama proses dengan bea cukai sudah tersedia dan lengkap. Dokumen tersebut harus dilengkapi sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan. Anda juga perlu mengupdate informasi terbaru terkait dokumen yang harus disiapkan.
6. Melakukan Komunikasi dengan Pihak Ekspedisi dan Supplier
Ketika permasalahan keterlambatan barang sudah terjadi, tentunya Anda tidak bisa menghindar begitu saja. Usahakan berkomunikasi dengan pihak ekspedisi dan supplier barang. Upaya ini perlu dilakukan agar Anda mengetahui menyebab keterlambatan barang impor tersebut.
7. Menggunakan Layanan Asuransi
Terakhir, Anda perlu menggunakan layanan asuransi jika berurusan dengan kegiatan impor. Penggunaan asuransi dalam pengiriman antar negara bertujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan termasuk keterlambatan pengiriman, kehilangan barang hingga risiko kerusakan.
Layanan asuransi yang ditawarkan juga membantu Anda agar terhindar dari kerugian apabila risiko tersebut terjadi. Oleh karena itu, pastikan Anda memahami dan membaca detail polis sebelum memutuskan pembelian produk asuransi.
Demikian solusi untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dari China. Jasa forwarder terpercaya senantiasa berkomitmen untuk meningkatkan kualitas pelayanan bagi pelanggan sehingga permasalahan keterlambatan pengiriman semakin diminimalisir.